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过程方法在质量管理体系审核中的应用

时间:2020-04-15 21:25
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过程方法在ISO 9001质量管理体系的建立、保持和改进中已得到越来越普遍的应用。以过程为基础,采用基于风险思维的过程方法建立、实施、保持和改进质量管理体系,以提高组织的总体业绩,高效地得到期望的结果、满足顾客要求、增强顾客满意,是GJB 9001C-2017标准最核心的理念和要求。作为审核员,如果还停留在按基于条款的部门审核的方法上,不能从根本上改进审核方法,提高审核水平,则无法满足GJB 9001C-2017标准的要求,更无法满足组织日益增长的对增值审核的需求。要想使审核工作能够创造价值并得到认同,就需要进行审核模式的改进。

 

从审核实践来看,应用过程方法的审核超越了传统的基于条款的部门审核,需要对整个组织的过程进行跟踪以确定所有关联过程的作用,关注点不再是每一单个职能内部的绩效,而是产生所期望结果的组织的整体的绩效。从以往传统的基于条款的部门审核方式向过程审核方式进行转变,对审核员而言是一种挑战。采用过程审核的方式对审核员的经验和技能要求较高,尤其要求审核员熟悉被审核组织的运行特点、产品实现过程所体现的专业特点,具有足够的专业能力,能够准确把握被审核组织所识别出的过程内容及其内在联系。

 

如何把握GJB 9001C-2017标准要求进行现场审核关系到审核的有效性。在现场审核过程中,既要把握住GJB 9001C-2017标准新增加内容的审核,更要采用PDCA过程方法及基于风险思维的审核思路,切实按照过程方法开展审核,才能针对被审核组织的专业领域发现其运行过程的深层次问题,才能对其质量管理体系及过程的符合性和有效性做出准确的评价,才能对其质量管理体系及过程的策划、实施、检查与改进等方面提出有益的改进意见,促进组织按过程方法管理诸过程、完善质量管理体系,才能达到预期的审核目的,真正实现增值审核。

 

基于条款的部门审核与应用过程方法审核的区别

 

与以往传统的基于条款的职能式的部门审核相比,应用过程方法审核可确保审核员将审核的重点放在满足顾客及相关方期望和要求以及增强顾客和相关方满意上,可消除基于条款的职能式的部门审核带来的条块分割式部门屏障,以及只关注到相关条款实施结果和部门绩效,而忽视对组织整体绩效带来的不良后果。应用过程方法审核可关注部门间的接口关系,可系统地评价过程的有效性以及过程对组织整体绩效的影响,可提高审核深度和有效性。传统的基于条款的部门审核与应用过程方法审核的区别详见表1。


 

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应用过程方法实施审核的要点

 

1. 了解组织过程和过程间的关系

在文审过程中,了解组织识别的质量管理体系过程及过程间的关系,以及各职能部门负责的过程和过程的输入及输出关系。


2. 编制审核计划

应用过程方法编制审核计划时,应以过程为导向,体现按过程审核的思想,根据组织的产品和服务、规模、类型、管理流程,确认组织识别出的质量管理体系过程、过程之间的接口关系、相互关联和相互作用,以及过程所涉及的各个部门和区域。以组织实际业务活动的顺序和相互关系为审核路径,充分考虑产品和过程的重要性、以往审核结果、顾客意见、组织质量体系的变化对过程的影响、审核组成员能力和经验,对每个过程按照PDCA的原则安排审核内容;也可使用乌龟图对所识别的过程进行分析和评价;在考虑保证过程顺序的前提下,安排同一审核员尽可能多地完成某一部门负主要责任的过程的审核,有效地合理安排审核活动和审核时间,提高审核资源的使用效率,确保达到审核目的。


3. 确定审核思路

为确保按照标准对质量管理体系和过程的符合性与有效性做出准确的评价,应遵循系统的审核模式,按过程方法要求开展质量体系审核是审核应遵循的基本思路,是质量管理体系得到有效运行的重要保证。应用过程方法实施审核的思路如下:

组织识别了哪些过程?

过程的输入是什么?是否完整,是否包含了顾客的特殊要求?

过程的输出是什么?是否满足过程目标和控制要求?

过程的接口是否严密?接口间的相互关联性如何?

过程目标及指标值是否明确?策划过程的关键过程指标有哪些?

过程的相关职责和权限是否分配到位?

过程的资源是否配置到位?

相关人员是否具备相应能力、意识和知识?是否进行了内外部的有效沟通?

过程的控制准则、方法及程序是否明确?

过程的风险是否确定并策划了应对措施?落实情况如何?

过程目标及指标值是否实现?对整体绩效有哪些影响?若未实现,原因是什么?是否采取了措施?措施是否实施?效果如何?

过程是否稳定受控?能否满足顾客及相关方要求?顾客是否提出了改进要求?


4. 结合GJB 9001C标准的适用条款,针对具体的质量管理体系过程开展审核

针对组织质量管理体系的具体过程,审核时应以上述基本思路中提出的问题为基础,结合标准中与该过程有关的适用要求实施审核。对任何一个过程都要遵循这些基本步骤以确定过程是否有效。例如对外部提供生产和服务过程的审核,不仅仅审核8.4条款,还应结合标准中相关的特定要求展开审核,其具体审核的思路如下:

识别的过程:外部提供生产和服务过程,需审核8.4条款;

过程所需的输入:将相关方要求转化为设计部门提供的产品规范或图纸、采购合同或协议、质量保证协议等,需审核4.2条款;

过程期望输出:原材料、零部件、设备/采购验收报告/相关记录等,需审核7.5条款;

与其他过程的接口:与设计过程接口、与生产过程接口,需审核5.3条款;

过程目标:需审核6.2条款;

过程的相关职责和权限:需审核5.3条款;

过程的资源:资金、ERP系统、相关资料及知识、采购及管理人员等,需审核6.3、7.1.2、7.1.6、7.5条款;

人员能力、意识、知识和沟通:需审核7.2、7.3、7.4、7.1.6条款;

过程的控制准则、方法及程序:需审核8.4、5.3、7.5条款;

过程的风险及措施:需审核6.1条款;

过程监视、测量和评价(过程目标及指标值实现情况):需审核9.1.3条款;

过程改进:需审核10条款。

从上例可看出,应用过程方法审核GJB 9001C标准与外部提供生产和服务过程相关的要求不仅仅审核8.4条款,应以上述4.2.3中审核思路为基础,并结合标准中相关的特定要求展开外部提供生产和的审服务过程核,应审核5.3、6.2、7.2、7.3、7.4、6.3、7.1.2、7.1.6、7.5、4.2、8.4、6.1、9.1.3、10条款;审核至少涉及采购主管部门、实施采购验收部门。


5. 实施审核的主要关注点

为在有限的审核时间内确保达到审核目的,在实施审核时应主要关注以下几个方面:

关注关键的区域,确保审核的深度;

以有关过程为主线,结合标准的适用条款、按照受审核组织质量体系中的实际业务流程实施审核,确保审核的广度;

应确保标准的主条款审核到位,可根据标准的通用要求与过程的关联度和重要性确定具体审核的内容;

关注上一次审核识别的薄弱环节、对不符合项采取措施的有效性及质量体系的变化;

关注顾客对受审核组织的投诉和抱怨信息;

关注受审核组织有无重大质量问题、质量事故;

关注受审核组织有无违反法律法规情况;

考虑对受审核组织的增值因素,实施增值审核等。

 

结语

 

过程方法是建立、实施、保持、改进和审核质量管理体系的核心,组织要建立、实施、保持和改进质量管理体系,必须识别组织运行的所有过程,协调、优化过程间的关系,按PDCA方法和基于风险思维策划、实施、监控和改进过程,以实现质量管理体系的有效运行。


过程方法要求关注过程之间的相互联系和接口关系,审核时必须对已识别的过程实施所有适用要求的审核,只有这样才能在审核中体现过程方法的应用。


通过应用过程方法实施审核,可以避免按基于条款的部门审核的弊端,从而提高审核的深度、广度和有效性,确保审核结果的可信性和一致性,才能达到审核的目的。

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